Le rôle du président en assemblée des copropriétaires

Publié le 05-04-2018

Comme toute assemblée délibérante, l’assemblée de copropriétaires doit être dirigée par un président. Le rôle du président d’assemblée (à ne pas confondre avec celui de président du conseil d’administration!) consiste principalement à diriger l’assemblée, à y maintenir le décorum et à faire en sorte que les débats se déroulent dans l’ordre et le respect des droits de tous les participants. Il doit également veiller à ce que les règles de procédure prévues à la déclaration de copropriété ou adoptées par l’assemblée (et celles qu’il impose!) soient suivies par les participants.

Le président est donc en quelque sorte le « chef d’orchestre » de l’assemblée, dont le rôle vise à faciliter et permettre des échanges cordiaux et éviter les prises de bec, qui peuvent aisément faire « déraper » une assemblée. Il est utile, à cet égard, d’inciter les copropriétaires à s’adresser directement au président lorsqu’ils prennent la parole, plutôt que de parler directement à un autre participant. Cette façon de procéder, qui est d’ailleurs similaire à celle ayant court à l’Assemblée nationale, a souvent l’effet pratique de désamorcer certaines situations d’opposition entre deux participants et de ramener le débat à un niveau plus neutre et moins personnel.

Avec d’aussi importantes responsabilités, il va de soi que ce n’est pas n’importe qui qui puisse revêtir le rôle de président d’assemblée. Ainsi, la personne appelée à présider une assemblée de copropriétaires devra, préalablement à la tenue de celle-ci, prendre connaissance de la déclaration de copropriété et maîtriser les règles de procédure qu’elle contient (bien qu’elles soient généralement très sommaires), en plus de celles (également très brèves) édictées aux articles 348 à 351 et 1089 du Code civil du Québec. L’utilité de requérir les services d’un avocat ou d’un notaire afin de présider l’assemblée est notamment que ces professionnels du droit sont bien outillés afin d’assurer le bon déroulement de l’assemblée, particulièrement dans le cas des assemblées plus houleuses.

Comme la procédure en assemblée des copropriétaires n’est pas prévue par la loi, ni établie clairement dans la déclaration de copropriété, le président devra donc s’être familiarisé avec les procédures généralement applicables aux assemblées délibérantes.

La référence la plus connue et utilisée au Québec en matière d’assemblées délibérantes est sans aucun doute celle du Code Morin. Cependant, il serait erroné de se baser sur cet ouvrage en matière de copropriété divise, car une lecture attentive des règles qui sont contenues dans le Code Morin révèle que certaines d’entre elles ne peuvent s’appliquer intégralement à la copropriété divise, parce qu’elles contreviennent à certaines règles impératives du Code civil du Québec en matière de copropriété divise.

Par exemple, le Code Morin permet de traiter d’une question qui n’apparaît pas à l’ordre du jour si cela est approuvé par un vote spécial, alors que cela est strictement défendu par l’article 348 C.c.Q. – d’où l’importance de bien connaître la loi!

Étant donné le caractère particulier de la procédure en assemblée des copropriétaires, nous invitons le lecteur à se rapporter au Guide de procédure et de fonctionnement des assemblées des copropriétaires, par Me Christine Gagnon et Me Yves Papineau, dont la deuxième édition paraîtra sous peu.

Le rôle de modérateur du président emporte que celui-ci doit projeter une image d’autorité, mais surtout d’impartialité et de neutralité. Lorsqu’il préside l’assemblée, il doit tout faire pour maintenir cette image. À cet égard, soulignons que le notaire ou l’avocat bénéficie généralement, du fait de sa profession, d’une image d’autorité et d’impartialité aux yeux des copropriétaires.

Se devant d’être impartial, il va de soi que le président ne participe pas aux délibérations et débats de l’assemblée. Lorsqu’il préside, il ne peut donner son avis personnel sur un sujet débattu, ni même faire quelque commentaire qui laisserait sous-entendre une position personnelle quelconque. De même, il ne convient pas que, par un langage non verbal, comme des sourires, des grimaces ou des mimiques, le président d’assemblée fasse preuve de partialité ou exprime une opinion personnelle.

Si la personne qui préside l’assemblée est aussi copropriétaire et qu’elle désire, sur un sujet précis, prendre part au débat, elle doit alors quitter sa fonction de président et laisser le vice-président diriger les débats sur cette question.

Par ailleurs, comme les copropriétaires réunis en assemblée disposent de voix proportionnelles à leurs quotes-parts respectives, il va de soi que le président n’a pas de vote « prépondérant », au contraire de ce que l’on peut retrouver dans d’autres milieux.

De façon générale, et sous réserve des dispositions spécifiques de chaque déclaration de copropriété, le rôle du président consiste notamment à :

attester la feuille de présence ;

vérifier si le quorum est atteint ;

suspendre la séance s’il constate lui-même qu’il n’y a plus quorum ou à la demande d’un copropriétaire qui invoque le défaut de quorum ;

ouvrir, suspendre et lever l’assemblée ;

établir les règles de procédure (non contraires aux dispositions de la loi et de la déclaration de copropriété) ;

suggérer à l’assemblée des façons de procéder qui favoriseront un allègement de la procédure lorsque cela est possible ;

voir au déroulement de l’assemblée dans l’ordre et dans le respect de l’ordre du jour et des règles de procédure et dans le respect des droits de tous les copropriétaires en tenant compte des limites de temps de l’assemblée ;

recevoir les propositions ;

accorder les droits de parole et les retirer ;

soumettre les propositions au vote ;

décider du mode de scrutin dans le respect de la loi et des dispositions de la déclaration de copropriété ;

proclamer les résultats à la suite d’un vote de l’assemblée ;

signer les documents que la loi et la déclaration de copropriété l’autorisent à signer ;

limiter le nombre d’intervenants sur une question ou le temps d’intervention de chaque participant si le bon déroulement de l’assemblée l’exige ;

décider de la pertinence des interventions ;

réprimer les écarts de comportement ou de langage des participants et, au besoin, expulser une personne qui nuit au bon déroulement de l’assemblée.

Si le président manque à ses devoirs, comme par exemple s’il fait preuve de partialité ou s’il ne respecte pas l’ordre du jour, toute personne ayant droit de vote peut proposer qu’il soit remplacé. L’assemblée est alors souveraine et peut décider de le faire. Dans ce cas, il doit se retirer de la salle et les délibérations sur cette question sont dirigées par le vice-président.

Par ailleurs, notons que le rôle du président de l’assemblée ne s’exerce pas en dehors du cadre de l’assemblée des copropriétaires. Il n’exerce, au sein du syndicat, aucun pouvoir autre que ceux qui lui sont conférés pendant la tenue d’une assemblée.

Finalement, pour toute question quant au rôle du président d’assemblée, au déroulement de celles-ci, ou encore pour retenir les services d’avocats chevronnés afin de présider vos assemblées, n’hésitez pas à contacter l’équipe de PAPINEAU AVOCATS INC.

  Les sujets traités sont offerts à titre d'information et ne représentent pas des avis juridiques.

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