Démission d'un administrateur et vacance au conseil:Que faire?

Publié le 01-12-2017

La démission d’un administrateur est un évènement courant en copropriété divise. En effet, il arrive qu’un administrateur, par désintérêt pour ses fonctions suite à une vente ou par conflit avec ses pairs, décide de remettre sa démission. Il s’agit d’un droit qui lui est reconnu explicitement dans toutes les Déclarations de copropriété, généralement sous la forme d’une disposition similaire à ce qui suit :

« ARTICLE XYZ. Tout administrateur peut être réélu.

 

Même après avoir accepté la charge, un administrateur peut démissionner en tout temps sur un avis écrit de trente (30) jours au conseil d’administration du syndicat. […] »

Qu’arrive-t-il alors au Conseil et au reste de ses membres, lorsque se crée une vacance au Conseil?

Si le quorum est perdu

La première variable à considérer est celle du maintien du quorum sur le conseil. En effet, s’il n’y a plus quorum au conseil (par exemple, s’il ne reste qu’un administrateur sur trois, ou deux sur cinq, etc.), la seule avenue possible sera pour les administrateurs restants de convoquer une assemblée afin d’élire de nouveaux administrateurs.

En effet, bien que la perte du quorum empêche le Conseil d’agir sur toute autre question, le Code civil du Québec, afin d’éviter une impasse, prévoit la possibilité pour les administrateurs restant de convoquer une assemblée:

«340. Les administrateurs comblent les vacances au sein du conseil. Ces vacances ne les empêchent pas d’agir; si leur nombre est devenu inférieur au quorum, ceux qui restent peuvent valablement convoquer les membres.»

Ce droit de convocation est d’ailleurs généralement prévu à l’article de la Déclaration de copropriété traitant des vacances au sein du Conseil, tel que le démontre l’exemple (réel) d’une telle clause retrouvé un peu plus loin.

Si le quorum est maintenu

Advenant que cette vacance au Conseil d’administration n’emporte pas la perte du quorum prévu par la Déclaration de copropriété, deux options s’offrent généralement au Conseil afin de combler cette vacance: soit de combler la vacance eux-mêmes, soit de convoquer une assemblée afin de combler cette vacance par l’élection d’un nouvel administrateur.

Comme la seconde avenue est relativement simple et se passe d’explications, nous nous attarderons plutôt sur la première, laquelle soulève régulièrement des questions de la part de nos clients.

Combler la vacance par désignation en vertu de la déclaration de copropriété

En premier lieu, la Déclaration de copropriété confère généralement au Conseil d’administration le droit de combler une vacance en son sein en désignant un « remplaçant », qui assumera les fonctions d’administrateur jusqu’à la prochaine assemblée. Une telle clause peut généralement s’apparenter à l’exemple qui suit :

«ARTICLE XYZ. Dans le cas où surviendrait une vacance parmi les administrateurs nommés, soit par suite de démission, de décès, d’inhabilité ou d’autres causes, les administrateurs en place comblent eux-mêmes cette vacance jusqu’à la date de la prochaine assemblée des copropriétaires. Toutefois, une vacance n’empêche pas le conseil d’administration du syndicat d’agir, à moins que le nombre des administrateurs restants soit inférieur au quorum. Ceux qui restent peuvent valablement convoquer une assemblée des copropriétaires.»

Précisons au passage que par «comblent eux-mêmes cette vacance», l’on doit comprendre que les membres désignent eux-mêmes un nouvel administrateur, et non pas qu’ils opèrent à effectifs réduits jusqu’à la prochaine assemblée.

En effet, la Déclaration de copropriété prévoira généralement un article complémentaire (tel que celui-ci-dessous) qui précise habituellement qu’advenant que la vacance ne serait pas comblée par le remplacement de l’administrateur, le président de l’assemblée doit mettre en branle le processus de convocation d’une assemblée afin d’élire un nouvel administrateur :

«ARTICLE XYZ. Au cas où les administrateurs ne remplaceraient pas l’administrateur ou les administrateurs dont le poste devient vacant dans un délai d’un mois à compter de cette vacance, le président de l’assemblée des copropriétaires devra convoquer une assemblée générale spéciale des copropriétaires qui devra être tenue dans les plus brefs délais ou à son défaut d’agir dans les dix (10) jour suivants, cinq (5) copropriétaires pourront convoquer une assemblée.»

Il existe donc la plupart du temps un mécanisme assorti de plusieurs «valves de sûreté» permettant de sauvegarder le droit des copropriétaires de voir la copropriété dirigée par un conseil «complet». En effet, si le Conseil ne comble pas la vacance dans le délai prescrit, le Président d’assemblée sera justifié d’intervenir, et si même celui-ci n’agit pas dans le délai lui étant conféré, alors les copropriétaires pourront eux-mêmes se charger de mettre le processus en branle, sujet aux conditions contenues à la Déclaration de copropriété.

Rappelons d’ailleurs que le Conseil ne pourrait désigner une personne qui serait autrement inéligible comme administrateur – par exemple, une personne faillie, ou une personne non copropriétaire lorsque la qualité de copropriétaire est exigée par la Déclaration ou ses règlements.

Finalement, il va sans dire que les extraits recopiés ci-haut, bien qu’extraits de Déclarations réelles, ne sont cités qu’à titre d’exemple purement indicatif, et leur libellé peut varier d’une Déclaration à l’autre – à même supposer qu’ils y soient présents, ce qui n’est pas garanti. Toutes les Déclarations se ressemblent, mais elles ne sont jamais identiques!

L’équipe de Papineau Avocats Inc.

  Les sujets traités sont offerts à titre d'information et ne représentent pas des avis juridiques.

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